Od papierowych akt osobowych do cyfrowej eTeczki HROd papierowych akt osobowych do cyfrowej eTeczki HR
Przekazujesz nam papierowe dokumenty — odbierasz gotowe, bezpieczne i w pełni zgodne z prawem dokumenty cyfrowe. Bez zobowiązań. Pierwsza rozmowa trwa 15–60 minut i kończy się konkretną rekomendacją dla Twojej firmy. Wspólnie odpowiemy na pytanie czym jest e teczka.
Przejęliśmy odpowiedzialność za ponad 100 000 akt pracowniczych.
Możemy przejąć Twoje dokumenty związane z teczką kadrową.
100 000+
teczek osobowych
5 000 000
zdigitalizowanych dokumentów
30+
integracji z systemami HR
5
centrów operacyjnych
Te firmy nam zaufały
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w papierze kosztuje więcej, niż myślisz
Nie chodzi tylko o zajętą powierzchnię biurową. Stawką jest zgodność z prawem, bezpieczeństwo danych i czas Twojego zespołu w codziennej pracy.
Czas
Ryzyko
BHP
Tygodnie zamiast minut
Gdy pracownik składa wniosek o zaświadczenie, Twój dział HR przeszukuje archiwa, drukuje, podpisuje i wysyła. Każdy wniosek to godziny pracy — a przy setkach pracowników te godziny zamieniają się w tygodnie rocznie.
Kontrola PIP bez strachu? Tylko z kompletną dokumentacją
Niekompletna teczka osobowa to kara administracyjna. Zagubiony aneks, brakująca klauzula RODO, nieaktualne badania, brak świadectwa pracy — w papierowym archiwum błąd ludzki to kwestia czasu. Informacje o brakujących dokumentach to podstawa uniknięcia kar.
Pracownik bez ważnych badań = naruszenie art. 229 K.p.
Ręczne monitorowanie terminów badań lekarskich i szkoleń BHP dla setek pracowników jest praktycznie niemożliwe. Jedno przeoczenie naraża zarząd na odpowiedzialność karną i blokuje dopuszczenie pracownika do pracy.
Ukryte koszty HR rosną z każdym nowym pracownikiem i długoterminową archiwizacją. Druk, wysyłka, archiwizacja, nadgodziny przy kontrolach — to koszty, których nie widać w jednej pozycji budżetu, ale sumują się do poważnych kwot rocznie.
Dane osobowe w papierowych teczkach to ryzyko RODO. Fizyczne akta mogą trafić w niepowołane ręce. Wyciek danych zdrowotnych czy finansowych to nie tylko kara — to utrata zaufania pracowników i reputacji pracodawcy.
Przy wielu pracownikach i rozproszonych lokalizacjach hybrydowy obieg dokumentów staje się pułapką operacyjną. Papier + e-mail + Excel — dział HR nie nadąża za wzrostem firmy i traci kontrolę nad procesem.
eTeczka – Elektroniczna wersja Dokumentacji Pracowniczej Bez Papieru
Czym jest eTeczka?
eTeczka to elektroniczna teczka pracownika, która pozwala bezpiecznie przechowywać i zarządzać dokumentacją kadrową w formie cyfrowej. Dzięki automatyzacji procesów HR, szybkiemu dostępowi do dokumentów oraz zgodności z obowiązującymi przepisami, organizacje mogą ograniczyć koszty, zwiększyć efektywność pracy i zrezygnować z papierowych archiwów. Wdrożenie e teczki przede wszystkim porządkuje dokumenty oraz usprawnia pracę działu HR.
Teczki pracowników vs akta osobowe
Akta osobowe to obowiązkowa część dokumentacji wymagana przepisami prawa pracy. Teczka pracownika to pojęcie szersze – oprócz akt osobowych zawiera również pozostałą dokumentację HR: ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe, dokumenty szkoleniowe czy dokumentację BHP.
eTeczka ArchiDoc
eTeczka ArchiDoc pozwala zarządzać pełną dokumentacją pracownika w jednym miejscu – od akt osobowych, przez dokumenty kadrowe, aż po procesy HR realizowane w organizacji. Dzięki temu wszystkie informacje są dostępne cyfrowo, bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zgodność z prawem
Nigdy więcej strachu przed kontrolą
System waliduje kompletność każdej teczki w postaci cyfrowej— dopóki nie zostaną dodane wszystkie wymagane dokumenty, teczka nie może zostać zamknięta. Zasilanie systemów HR danymi umożliwiającymi generowanie alertów o badaniach lekarskich i szkoleniach BHP eliminują ryzyko naruszeń Kodeksu pracy.
Efektywność operacyjna
Z kilku dni do kilku minut
Moduł samoobsługowy (Employee Self-Service) pozwala pracownikowi złożyć wniosek o zaświadczenie online. Wersja elektroniczna dokumentacji usprawnia procesy kadrowe- oszczędzasz czas na szukaniu w papierowej dokumentacji pracownika, masz łatwy dostęp do dokumentów pracowniczych i szybciej wystawiasz zaświadczenia wykorzystując elektroniczny podpis.
Wdrożenie bez ryzyka
Pilotaż zanim podpiszesz umowę
Nie musisz wierzyć nam na słowo. Przeprowadzamy pilotaż na rzeczywistych aktach wskazanych przez Ciebie. Dostarczamy gotowy wynik — czytelne skany + dane w systemie — zanim podpiszesz jakąkolwiek umowę.
Wybierz wariant teczki pracowniczej dopasowany do Twojej organizacji
To nie jest rozwiązanie chmurowe. To kompleksowa usługa transformacji cyfrowej HR — od pierwszego pudła dokumentacji papierowej pracowników do w pełni zarządzanego, zgodnego z prawem i bezpiecznego systemu dokumentacji pracowniczej.
Poznaj dostępne warianty dla eTeczki:
Wariant 1
Dla działu HR
Pełna digitalizacja i archiwizacja — Twój HR nie musi nic robić.
- 1 Przygotowanie dokumentacji do skanowania
- 2 Skanowanie i digitalizacja dokumentów
- 3 Weryfikacja poprawności pozyskanych danych
- 4 Archiwizacja dokumentów
- 5 Obsługa nowych dokumentów
Wariant 2
Dla HR i pracowników
Pełna usługa + samoobsługa pracowników i podpis elektroniczny.
- 1 Przygotowanie dokumentacji do skanowania
- 2 Skanowanie i digitalizacja dokumentów
- 3 Eksport dokumentacji do systemu Klienta
- 4 Weryfikacja poprawności danych
- 5 Podpis elektroniczny
- 6 Przekazanie teczek pracownikom w formie papierowej
Jak to wygląda
Elektroniczne teczki pracownicze - Twoja ścieżka od papieru do cyfrowych akt
Przejmujemy 100% odpowiedzialności za digitalizację. Ty angażujesz się tylko w dwóch momentach — na starcie i przy odbiorze.
Cały proces trwa od 2 do 4 miesięcy i odbywa się równolegle do bieżącej pracy Twojego HR — bez przestojów.
01
Ty
Umawiasz się na odbiór
Wskazujesz lokalizację i termin. My przyjeżdżamy, pakujemy dokumenty w plombowane pudła i zabieramy je do naszego centrum operacyjnego. Ty nie musisz nic przygotowywać.
02
ArchiDoc
My digitalizujemy
Porządkujemy, skanujemy i indeksujemy każdy dokument w kontrolowanym środowisku. Weryfikujemy kompletność i jakość — dopóki wszystko się nie zgadza, teczka nie zostaje zamknięta.
03
ArchiDoc
Dane trafiają do Twojego systemu
Integrujemy się z systemami kadrowo płacowymi, takimi jak SAP, TETA czy innymi rozwiązaniami HR, umożliwiając automatyczny eksport dokumentacji przez API lub SFTP. Wszystkie dokumenty są podpisane elektronicznie i gotowe do użycia od pierwszego dnia.
04
Ty
Weryfikujesz efekt
Sprawdzasz gotową dokumentację w swoim systemie. Porównujesz z oryginałami. Zgłaszasz uwagi — my je obsługujemy. Dopiero po Twojej akceptacji uznajemy etap za zamknięty.
05
Ty + zespół
Korzystasz z cyfrowych akt
Twoja dokumentacja jest dostępna online — bezpiecznie, szybko i zgodnie z uprawnieniami. Pracownicy składają wnioski przez ESS, HR generuje zaświadczenia w minuty, a system pilnuje terminów BHP i badań.
Dla każdego działu
Decyzja o formie elektronicznej teczki pracowniczej dotyczy wielu obszarów biznesowych firmy
W organizacjach decyzja o eTeczce angażuje wiele działów. Poznaj odpowiedzi dla każdego z nich.
Dyrektor Finansowy / CFO
Nie wiem, ile naprawdę kosztuje nas papierowy HR
“Nie wiem, ile naprawdę kosztuje nas papierowy HR. I nie wiem, czy digitalizacja się zwróci.”
- —Pełna transparentność kosztów — umowa bez ukrytych opłat, cennik przed podpisem
- —Model usługowy zamiast inwestycji w infrastrukturę — płacisz za efekt
- —Redukcja kosztów operacyjnych HR (druk, kurierzy, nadgodziny, archiwizacja)
- —Eliminacja ryzyka kar finansowych za niekompletną dokumentację (PIP, RODO)
- —Kalkulator ROI dostępny na żądanie — pokażemy liczby dla Twojego case'u
Certyfikaty i procedury zapewniające bezpieczeństwo informacji
Procedury zapewniające bezpieczeństwo informacji na każdym etapie — od transportu kurierskiego po indeksowanie i przechowywanie.
Standard
Zgodność
Technologia
01
ISO 27001
Certyfikowany system zarządzania bezpieczeństwem informacji
02
RODO / GDPR
Pełna zgodność z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Dane wyłącznie w EOG.
03
Szyfrowanie end-to-end
Szyfrowanie danych na każdym etapie — transport, skanowanie, indeksowanie, przechowywanie dokumentów
Monitoring 24/7
Całodobowy nadzór nad centrami operacyjnymi. Systemy alarmowe, kamery, kontrola dostępu.
Podwójna autoryzacja
Dostęp do dokumentów wymaga dwuetapowej weryfikacji tożsamości
Pełna audytowalność
Każda operacja na dokumencie jest logowana — wiesz kto i kiedy dotknął danej teczki
Jak pomagamy firmom przejść na cyfrowe akta
Poznaj historie firm, które zrezygnowały z papierowej dokumentacji pracowniczej i zyskały czas, bezpieczeństwo i spokój przed kontrolami.
Case Study #1
[Nazwa klienta / branża]
[Krótki opis — ilość teczek, czas wdrożenia, kluczowy rezultat]
Case Study #2
[Nazwa klienta / branża]
[Krótki opis — ilość teczek, czas wdrożenia, kluczowy rezultat]
Case Study #3
[Nazwa klienta / branża]
[Krótki opis — ilość teczek, czas wdrożenia, kluczowy rezultat]
Gotowy na cyfrowe akta?
Bez zobowiązań. Pierwsza rozmowa trwa 15–60 minut i kończy się konkretną rekomendacją dla Twojej firmy.
Ile zapłacisz za akta pracownicze w formie elektronicznej zgodnej z przepisami prawa?
Przesuń suwaki, żeby zobaczyć szacunkowy koszt zdigitalizowania jednej teczki dokumentów pracownika. Dokładną kalkulację przygotujemy po bezpłatnej konsultacji.
Koszt zdigitalizowania jednej teczki akt pracownika
39,63 zł netto
* Szacunkowe wartości. Dokładna kalkulacja po bezpłatnej konsultacji.
FAQ
Umów bezpłatną konsultację
